Облачная МИС или коробочная: что выбрать клинике

Облачная МИС или коробочная, установленная на сервере в клинике? Этот вопрос обычно возникает, когда список поставщиков уже сужен до двух-трёх, и выясняется, что один работает только в облаке, а другой предлагает поставить систему «к вам». Разберём честно, без рекламы одного из вариантов: сколько стоит каждый на горизонте нескольких лет, кто отвечает за обновления и бэкапы, как работать из дома и филиалов, что говорит 152-ФЗ и что будет, если сервер упал в понедельник в девять утра.

Короткий ответ: для большинства частных клиник облако проще и дешевле в обслуживании. Коробка оправдана, когда у клиники есть свой ИТ-специалист, требования учредителей к физическому контролю над данными или особые условия по связи. Дальше подробности, чтобы вы могли проверить этот вывод на своей ситуации.

Облачная МИС и коробочная: в чём разница

Обе называются МИС, и в интерфейсе врача разницы может не быть вовсе. Разница в том, где работает система и кто её обслуживает.

Облачная МИС работает на серверах поставщика или арендованных им в дата-центре. Клиника открывает систему в браузере или приложении, платит подписку, а установку, обновления, резервные копии и защиту сервера берёт на себя поставщик.

Коробочная МИС, она же МИС на своём сервере, устанавливается на оборудование клиники: сервер в серверной, иногда просто мощный компьютер в подсобке. Лицензия покупается разово или по подписке, а за железо, электричество, резервные копии и доступ снаружи отвечает клиника.

Есть и промежуточный вариант: система поставщика, но развёрнута на сервере, который клиника арендует сама. С точки зрения ответственности это ближе к коробке: данные под контролем клиники, но и обслуживание тоже.

Стоимость владения: считайте не лицензию, а пять лет

Самая частая ошибка: сравнивать подписку облака с разовой ценой лицензии и делать вывод, что коробка «окупается за два года». Лицензия только одна строка. Чтобы сравнение было честным, распишите расходы на пять лет.

В облаке:

подписка за рабочие места или пользователей;
внедрение и перенос базы;
нормальный интернет и резервный канал связи.

В коробке:

лицензия и её ежегодная поддержка, если она есть;
сервер. Серверное железо служит пять-семь лет, диски и блоки питания меняются раньше;
источник бесперебойного питания и место, где сервер не перегреется;
система резервного копирования и второе место хранения копий;
работа системного администратора: штатного или приходящего;
платные обновления, если поставщик берёт за них отдельно;
настройка защищённого доступа для филиалов и удалённой работы.

Отдельная строка, которую обычно забывают: время. Когда сервер сломался, простаивает ресепшен, а администраторы записывают пациентов на бумагу. Час простоя в клинике с десятью врачами стоит дороже месячной подписки.

Вывод не в том, что коробка всегда дороже. Если в клинике уже есть ИТ-отдел и серверная, часть расходов вы платите в любом случае. Но если ИТ-специалиста нет, коробка почти наверняка обойдётся дороже, просто расходы будут размазаны по году и не попадут в одну таблицу.

Обновления: кто, когда и сколько

МИС живёт и меняется: правила оформления документов, требования к чекам, новые справочники, исправления ошибок. Вопрос в том, как обновления до вас доходят.

В облаке обновление ставит поставщик, обычно ночью или в выходной. Клиника утром видит новую версию. Плюс: вы всегда на актуальной версии и не платите за установку. Минус: изменения приходят без вашего согласия, и если поменялась кнопка, администратор узнает об этом в момент записи пациента. Спросите поставщика, как он предупреждает об изменениях и есть ли описание новых версий.

В коробке обновление ставит ваш администратор или выезжающий специалист поставщика. Плюс: вы сами решаете, когда обновляться. Минус: обновления откладывают, потому что «сейчас некогда», и через два года клиника работает на версии, которую поставщик уже не поддерживает. Когда меняется закон, обновиться нужно срочно, и тут выясняется, что между вашей версией и нужной три промежуточных.

Спросите у поставщика коробки прямо: сколько стоит обновление, кто его ставит, сколько версий назад вы поддерживаете.

Бэкапы: какие вопросы задать

Резервная копия есть у всех на словах. Проблемы начинаются, когда её нужно восстановить. Вот вопросы, которые стоит задать поставщику облака или себе, если вы выбираете коробку:

Как часто делается копия? Раз в сутки означает, что при сбое можно потерять день работы: записи, оплаты, протоколы приёмов.
Где хранится копия? Копия на том же сервере или в той же стойке не защищает от пожара, кражи или шифровальщика. Нужна копия в другом месте.
Сколько копий хранится и как долго? Если ошибку заметили через неделю, суточная копия уже перезаписана.
Когда последний раз проверяли восстановление? Копия, из которой ни разу не поднимали систему, только надежда. Попросите показать.
Сколько времени занимает восстановление? Час и два дня одинаково называются «восстановили из бэкапа».
Входят ли в копию файлы: сканы, фотографии, подписанные документы, а не только база?

В коробке все эти вопросы адресованы вам. Типичная история: бэкап настроили при установке, он год исправно писал копии на соседний диск, а потом диск заполнился, и копии перестали создаваться. Узнали об этом в день, когда понадобилось восстановление. Поэтому у бэкапа должен быть не только расписание, но и проверка, которая кричит, если копия не создалась.

Доступ из дома и филиалов

Владелец хочет посмотреть выручку вечером из дома. Врач хочет перечитать протокол перед сложным приёмом. У клиники открывается второй филиал. Всё это вопрос доступа снаружи.

С облаком это работает сразу: достаточно браузера и логина. Остаётся настроить права, чтобы каждый видел только своё, и включить защиту входа.

С коробкой доступ снаружи нужно строить: защищённый канал между филиалами, VPN для удалённой работы, публичный адрес, сертификаты. Каждый из этих элементов кто-то настраивает и поддерживает. Неаккуратно открытый наружу сервер с медицинскими данными становится самой привлекательной целью в клинике.

Отдельно о филиалах. Если у клиники два-три адреса, а сервер стоит в одном из них, то при отключении интернета в главном здании без системы остаются все филиалы. В облаке каждый филиал зависит только от своего интернета.

Ещё один момент: онлайн-запись, боты, приложение пациента и онлайн-оплата работают снаружи по определению. Пациент записывается из дома, и система должна видеть его запрос. С коробкой эти сервисы всё равно требуют доступа к серверу из интернета, то есть изоляции, ради которой выбирали коробку, на деле нет.

Хранение данных пациентов по 152-ФЗ

Данные о здоровье относятся к специальной категории персональных данных. По 152-ФЗ их сбор и хранение для граждан России должны идти в базах, расположенных в России. Это касается обоих вариантов одинаково.

Главное, что стоит понять: оператором персональных данных остаётся клиника, где бы ни стоял сервер. Клиника собирает согласия, клиника отвечает перед пациентом и проверяющими.

В облаке поставщик выступает обработчиком по поручению клиники. Это оформляется договором поручения, где описано, что поставщик делает с данными, как их защищает и что происходит при утечке. Без такого договора облачная МИС создаёт клинике риск, даже если технически всё хорошо. Спросите:

где физически стоят серверы, в каком дата-центре и в какой стране;
есть ли договор поручения обработки данных и что в нём написано;
кто из сотрудников поставщика имеет доступ к базе и зачем;
как разграничен доступ внутри клиники: видит ли врач только своих пациентов, видит ли администратор медицинские записи;
ведётся ли журнал действий: кто открыл карту, кто изменил запись.

В коробке посредника нет, и вся ответственность за защиту лежит на клинике: модель угроз, средства защиты, контроль доступа к самому серверу. Физический контроль над данными не равен защищённости. Сервер в незапертой подсобке с паролем на стикере хуже облака с договором и журналом.

ЕГИСЗ от выбора размещения не зависит: передача сведений обязательна для всех медицинских организаций. Спросите поставщика, как он подключает клинику в каждом из вариантов, через какого оператора и сколько это стоит.

Кто отвечает, если сервер упал

Неприятный, но обязательный разговор. Сервер когда-нибудь упадёт, вопрос в том, кто в этот момент берёт трубку.

В облаке отвечает поставщик. Хорошо, если в договоре прописано время ответа поддержки, допустимое время недоступности и что клиника получает при нарушении. Плохо, если поддержка работает по тикетам с ответом «в течение трёх рабочих дней». Спросите, как вы узнаете о сбое и как быстро вам ответят живым человеком в рабочее время клиники, включая субботу.

В коробке отвечаете вы. Ночью у сервера сгорел блок питания, утром приходят пациенты. Есть ли запасной блок? Есть ли человек, который приедет к восьми? Если ИТ-специалист приходящий, его выходной день совпадёт с поломкой по закону подлости.

В обоих случаях продумайте, как клиника работает, пока системы нет: распечатанное расписание на завтра, бумажный журнал записи, понятный порядок, кто кому звонит. Это скучно, но экономит нервы.

Выгрузка данных: вопрос, который задают слишком поздно

Неважно, облако или коробка: однажды вы можете захотеть сменить систему. Данные пациентов принадлежат клинике, и вы должны иметь возможность забрать их полностью.

Спросите до подписания договора:

можно ли выгрузить базу самостоятельно, без запроса в поддержку;
в каком формате: таблицы, которые откроет другая система, или закрытый формат, читаемый только этой МИС;
что входит в выгрузку: пациенты, визиты, протоколы, оплаты, файлы;
сколько стоит выгрузка при расторжении договора и в какой срок её отдают.

С коробкой кажется, что данные и так у вас, ведь сервер ваш. Но база в закрытом формате на вашем диске мало чем помогает без программы, которая её читает. Так что вопрос про формат выгрузки актуален и здесь.

Таблица сравнения

Критерий	Облачная МИС	Коробочная МИС
Затраты на старте	Ниже: внедрение и подписка	Выше: лицензия, сервер, установка
Регулярные расходы	Подписка	Поддержка, админ, замена железа, электричество
Обновления	Ставит поставщик, всегда актуальная версия	Ставите вы, легко отстать от актуальной
Бэкапы	Делает поставщик, вы проверяете условия	Полностью на клинике
Доступ из дома и филиалов	Работает сразу через браузер	Нужен VPN, канал, настройка
Работа без интернета	Нет	Да, внутри здания
Онлайн-запись, боты, оплата	Работают сразу	Требуют открыть сервер наружу
Оператор ПД по 152-ФЗ	Клиника, поставщик по поручению	Клиника
Кто чинит при сбое	Поставщик по договору	Клиника
Физический контроль над данными	У поставщика	У клиники

Когда выбирать облако, а когда свой сервер

Облако подойдёт, если:

в клинике нет штатного ИТ-специалиста;
есть филиалы или они планируются;
владелец и врачи хотят работать с системой не только из клиники;
важны онлайн-запись, боты, приложение пациента, онлайн-оплата;
не хочется отдельно планировать замену сервера и бэкапы.

Свой сервер оправдан, если:

у клиники есть ИТ-отдел, который уже обслуживает серверы и умеет их защищать;
учредители или крупный корпоративный заказчик требуют, чтобы данные физически находились у клиники;
клиника стоит там, где интернет нестабилен, и работа внутри здания без связи критична;
клиника входит в группу компаний со своей инфраструктурой и правилами безопасности.

Если сомневаетесь, начните с вопроса, который решает почти всё: кто у вас будет отвечать за сервер в субботу утром. Если ответа нет, выбирайте облако.

Два варианта размещения в YORD MED

В YORD MED есть оба варианта: система работает на нашем сервере в России или на сервере клиники. Интерфейс и возможности одинаковые: МИС, CRM, боты, приложение пациента, касса и аналитика работают одинаково в обоих режимах. Выбор зависит от того, кто будет обслуживать сервер и какие требования к хранению данных у клиники.

Мы сами работаем на этой системе в собственной клинике YORD MED в Перми, поэтому вопросы про бэкапы, доступ из дома и работу филиалов для нас не теоретические. Условия по размещению, резервным копиям и выгрузке данных обсуждаем до договора и фиксируем в нём.

Перед выбором МИС полезно пройти полный список вопросов поставщику, он разобран в статье как выбрать МИС для частной клиники.

Частые вопросы

Законно ли хранить медицинские данные в облачной МИС?

Да, если серверы стоят в России, а у клиники с поставщиком подписан договор поручения обработки персональных данных. Клиника при этом остаётся оператором и отвечает перед пациентом, поэтому проверьте, где именно стоят серверы и что поставщик обязуется делать с данными.

Что дешевле: облачная или коробочная МИС?

На старте почти всегда облако: не нужно покупать сервер и платить за установку. На горизонте трёх-пяти лет коробка может выйти сопоставимо, но только если честно посчитать сервер, его замену, бэкапы, работу системного администратора и обновления. Без этих строк сравнение ничего не стоит.

Можно ли потом перейти из облака на свой сервер или обратно?

Зависит от поставщика. Спросите до договора, отдаёт ли он полную выгрузку базы в открытом формате и поддерживает ли оба варианта размещения. Если система работает только в одном режиме, переезд превратится в смену МИС.

Будет ли облачная МИС работать без интернета?

Нет, облачной системе нужен интернет. Поэтому в клинике стоит держать резервный канал, например мобильный роутер на другом операторе. Коробочная МИС внутри локальной сети без интернета работает, но тогда без интернета отвалятся онлайн-запись, боты, онлайн-оплата и доступ из филиалов.

Кто отвечает за бэкапы в облачной МИС?

Технически бэкапы делает поставщик, но клинике стоит знать, как часто они делаются, где хранятся и сколько данных пропадёт при худшем сценарии. Запросите эти цифры письменно и раз в год попросите показать восстановление.