Переход на новую МИС: как не потерять базу пациентов

Переход на новую МИС пугает владельцев клиник больше, чем выбор самой системы. Выбрать можно за пару демо. А вот перенести несколько тысяч пациентов, их телефоны, визиты и бонусы так, чтобы в понедельник администратор не искал людей по бумажкам, уже работа.

Мы прошли этот путь на своей клинике: забрали из старой системы записи файл на 2103 контакта и превратили 90 карточек в базе в 2168. Ниже то, что мы бы хотели знать до начала. С цифрами, ловушками и чек-листами.

Почему клиники боятся переезда

Страх обычно не про технику. Он про три вещи.

Потерять людей. База пациентов для частной клиники это главный актив. Если после переезда половина постоянных клиентов «не находится» по телефону, администратор заводит их заново, и через месяц у вас по две карточки на человека.

Остановить запись. Клиника не может закрыться на неделю ради переезда. Пациенты звонят, врачи принимают, касса работает.

Потерять историю. Кто сколько раз приходил, сколько потратил, какие бонусы накопил, что за пациент и как с ним разговаривать. Эта информация живёт в головах администраторов и в заметках старой системы, и она теряется первой.

Все три страха решаются подготовкой. Ни один не решается кнопкой «импорт».

Что именно переносить при смене медицинской информационной системы

Составьте список до того, как просить выгрузку. Иначе выгрузят то, что легко выгрузить, а не то, что нужно.

Обязательно

Пациенты: ФИО, все телефоны, дата рождения, пол, почта. Сколько есть.
Телефоны целиком. Если у человека их два, нужны оба.
История визитов: хотя бы количество визитов, дата последнего и сумма, которую пациент потратил. Это основа для обзвона и аналитики.
Заметки администраторов. «Приходит с мамой», «просит не звонить до 12», «чёрный список». В старых системах это обычно свободный текст в карточке.
Отметка о согласии на обработку персональных данных или хотя бы признак, был ли пациент на приёме.

Важно для денег

Прайс: услуги, цены, длительность. Без длительности новая система не посчитает свободные окна.
Остатки бонусных баллов. Пациент помнит, сколько у него накоплено. Если баллы обнулятся, это будет первый звонок с претензией.
Неиспользованные абонементы и курсы: сколько процедур осталось.

Важно для работы

Расписание врачей и записи на ближайшие недели.
Список врачей с их специальностями и услугами.
Документы: договоры, согласия, файлы из медкарт. Их часто забывают, потому что они лежат отдельно от таблицы пациентов.

Чего обычно не нужно: старых отчётов. Их проще сохранить файлом из старой системы, чем переносить.

Подготовка выгрузки: перенос базы пациентов начинается с файла

Почти любая система записи умеет выгрузить клиентов в Excel. Проблема в том, что выгрузка делается под экспорт, а не под импорт. Колонки называются как попало, данные лежат не там, где ждёшь.

Что мы увидели в своём файле:

23 колонки, из которых по-настоящему заполнены пять-шесть.
У 1268 человек фамилия и имя лежали в одном поле, у остальных в разных.
Пол был указан у 114 человек из двух тысяч. Дата рождения у пяти. Почта у двух.

Это нормальная картина для клиники, которая годами записывала людей по телефону. Администратор спрашивает имя и номер, остальное не заполняет. Поэтому до загрузки:

Сделайте копию файла и работайте с копией.
Посмотрите, сколько реально заполнено в каждой колонке. Это сразу покажет, на какие поля нельзя опираться.
Решите, куда ляжет каждая колонка. Если в новой системе нет поля «Потрачено», не выбрасывайте данные: положите их в заметку к карточке.
Найдите плейсхолдеры. Номера вида +7 000 000-00-00, почты вида 0@mail.ru, дата рождения 01.01.1999 у сотни людей. Это не данные, это способ обойти обязательное поле. Их надо считать пустыми.
Сделайте пробный прогон. Загрузка «вхолостую», без записи в базу, показывает, сколько карточек пройдёт, сколько отсеется и почему.

Чек-лист выгрузки

Выгружены все клиенты, а не только активные за год
Каждый телефон в отдельной ячейке или понятным списком
Есть количество визитов и дата последнего
Есть заметки из карточки
Отдельно выгружены остатки баллов и абонементов
Отдельно выгружен прайс с длительностью услуг
Файл не отправлен по почте и в мессенджеры открытым текстом: это персональные данные

Миграция данных МИС: пять ловушек, на которых теряют базу

1. Обязательные поля

Самая тихая ловушка. Новая система требует почту, дату рождения и пол. В вашей выгрузке почта у двух человек из двух тысяч. Импорт либо падает, либо молча пропускает «неполные» карточки.

Мы прошли это на себе: чтобы база зашла целиком, почту, дату рождения и пол пришлось сделать необязательными. Обязательными остались ФИО и телефон. Остальное дозаполняется, когда человек приходит на приём.

Спросите у поставщика МИС прямо: «Загрузится ли карточка, где есть только имя и телефон?» Если нет, половина базы останется в старой системе.

2. Дубли

Дубли появляются из двух мест. Внутри файла: один человек записан дважды с разным написанием. И между файлом и новой базой: вы уже начали работать в новой системе, завели первых пациентов, а потом залили выгрузку.

У нас было второе. До импорта в новой базе было 90 карточек, из них около сорока заведены наспех, с шаблонным телефоном, но уже с историей приёмов. Импорт создал рядом с ними полноценные карточки с настоящими номерами. Получились пары: «скелет с историей» и «человек с телефоном». 28 таких пар мы слили, оставив историю и добавив телефон. Ещё 24 человека из файла уже были в базе с тем же номером, их пропустили при загрузке.

Правила, по которым мы считаем двух пациентов одним человеком:

Совпал телефон, любой из списка = это тот же человек.
Совпали фамилия и имя = кандидат в дубли, смотрим глазами.
Совпали только имя и отчество = не дубль. Татьян Николаевн в любой базе десятки.
Разные настоящие телефоны = не трогаем автоматически. Это могут быть два человека, а может быть один с двумя номерами. Решает администратор.

В YORD MED эти правила работают сами: система находит дубли и показывает их на отдельной странице, а слияние доступно владельцу и администратору.

3. Несколько телефонов у одного человека

Человек сменил номер. Или записывается то с рабочего, то с личного. Или за него звонит жена. Если новая система хранит один телефон, при обновлении карточки старый номер затирается, и когда пациент позвонит со старого, его не узнают.

Правильно, когда телефоны копятся: у карточки есть основной номер и список остальных. Поиск, запись и бот находят человека по любому из них. При слиянии дублей номера тоже складываются, а не заменяют друг друга.

4. Дети на телефоне родителя

Ребёнка записывают на номер мамы. Пожилого отца на номер дочери. Если правило «совпал телефон = один человек» применять в лоб, система предложит слить мать с младенцем. Одно неосторожное нажатие, и две медкарты смешались.

Поэтому у правила дублей есть исключения:

карточки связаны как родственники (представитель и ребёнок) = не дубли;
у обеих заполнена дата рождения и она разная = не дубли.

Второе правило спасает и от тёзок: отец и сын с одинаковыми ФИО и общим домашним номером. Когда мы добавили эти исключения во второй клинике, список жёстких дублей сократился с двух пар до нуля. Обе пары оказались детьми.

5. «Грязные» ФИО

В выгрузках встречается всё: «иванова мария», «ИВАНОВА МАРИЯ ПЕТРОВНА», «Иванова Мария (мама Саши)», «Петров (скидка 50%)». Администраторы годами использовали поле имени как заметку.

Что с этим делать:

Регистр приводить к нормальному: «Иванова Мария Петровна». У нас после импорта такая правка понадобилась 166 карточкам.
Приписки в скобках не учитывать при поиске дублей. Иначе «Иванова Мария (мама)» и «Иванова Мария» не совпадут.
Полезное из приписок переносить в заметку, а не выбрасывать.
При слиянии брать более полное ФИО: если в одной карточке есть отчество, а в другой нет, остаётся вариант с отчеством.

Порядок переезда по дням

Точный срок назвать нельзя: он зависит от объёма базы и от того, насколько чистая выгрузка. Но порядок шагов одинаковый.

Этап 1. Подготовка, до запуска

Заводим в новой системе врачей, кабинеты, график работы.
Переносим прайс и сверяем его с тем, что висит на сайте и в регистратуре.
Делаем пробную загрузку базы и разбираем отсев.
Обучаем администраторов на тестовых карточках, а не на живых.

Этап 2. День переезда

Делаем финальную выгрузку из старой системы в конце рабочего дня.
Загружаем базу. Сама загрузка нескольких тысяч карточек занимает минуты.
Переносим записи на ближайшие дни.
Сверяем: сколько было в файле, сколько загрузилось, сколько отсеялось и почему. У нас: 2103 строки в файле, 2078 новых карточек, 24 уже были в базе, один номер оказался битым.

Этап 3. Параллельная работа

Первую неделю или две держите обе системы. Новая рабочая: в неё пишут все новые записи и оплаты. Старая только для чтения: подсмотреть историю, проверить старый абонемент.

Правило одно: новые данные пишутся только в одну систему. Как только администраторы начинают записывать то туда, то сюда, базы расходятся, и сводить их приходится руками.

Этап 4. Чистка

Проходим список дублей, который нашла система, и сливаем подтверждённые.
Дозаполняем карточки постоянных пациентов на приёмах.
Переводим старую систему в архив.

Слияние дублей: что должно происходить «под капотом»

Слить две карточки звучит просто. На деле у пациента десятки связей: визиты, оплаты, документы, баллы, абонементы, рефералы, переписка в мессенджерах, родственники.

Что важно проверить у новой системы:

Переносятся все связи, а не только визиты. У нас слияние учитывает около 35 видов связанных данных.
Баллы суммируются. Было 300 в одной карточке и 500 в другой, стало 800. Если система берёт баллы одной карточки, пациент молча теряет вторую часть.
Вход остаётся у основной карточки. Пациент продолжает заходить в приложение со своим логином, а архивная карточка войти уже не может.
Карточка не удаляется, а уходит в архив со ссылкой на основную. Ошибку можно разобрать.
Перед слиянием видно, что именно перенесётся: сколько визитов, документов, какие телефоны сохранятся.
Сливать могут не все. У нас это владелец и администратор. Врач не может.

Что проверить после переезда

Чек-лист на первую неделю:

Про рассылки отдельно. Не каждый контакт в выгрузке ваш пациент. У нас из 2078 человек 1820 были на приёме, а 258 только оставляли заявку и не приходили. Первых можно приглашать, согласие они подписывали на приёме. Вторых в рассылку включать нельзя.

Наш опыт в цифрах

Коротко о том, как это выглядело у нас:

2103 строки в выгрузке из старой системы записи
2078 новых пациентов загружено, база выросла с 90 до 2168
24 человека уже были в базе, их не задвоили
1 битый номер отсеян
1268 карточек, где фамилия и имя были в одном поле
28 пар «скелет с историей + карточка с телефоном» слиты
166 ФИО приведены к нормальному регистру
1820 пациентов с визитами и 258 лидов без визитов разведены по согласию на рассылки

Отдельно мы перенесли в карточку пациента заметки из старой системы: сколько раз приходил, когда в последний раз, сколько потратил, пометки администраторов и чёрный список. Колонки под всё это в выгрузке были, а вот полей в новой системе на момент импорта не хватало. Мы не стали ждать и выбрасывать данные: положили их в комментарий карточки, а позже разнесли по полям, когда они появились.

Главный вывод: перенос базы ломается не на загрузке, а на мелочах вокруг неё. Обязательное поле, которое никто не заполнял. Мама и ребёнок на одном номере. Приписка «(мама)» в фамилии. Каждая мелочь стоит десятков потерянных или задвоенных пациентов.

В YORD MED перенос базы входит во внедрение: мы берём вашу выгрузку, делаем пробную загрузку, показываем отсев и только потом загружаем. Дубли система дальше ищет сама, по тем же правилам, что описаны выше.

Частые вопросы

Можно ли перенести базу, если в старой системе у половины пациентов нет даты рождения и почты?

Да. Новая система должна принимать карточку с ФИО и телефоном, остальное дозаполняется на приёме. Если она требует все поля сразу, часть базы просто не загрузится, и вы узнаете об этом не сразу.

Сколько длится переезд на новую МИС?

Зависит от объёма базы и от того, насколько чистая выгрузка. Загрузка тысяч карточек занимает минуты, а основное время уходит на сверку дублей, прайса и расписания и на неделю параллельной работы.

Что делать со старой системой после переезда?

Не удалять сразу. Переведите её в режим только чтения и держите доступ хотя бы несколько месяцев: за это время всплывут вопросы по старым визитам и оплатам, и ответ будет под рукой.

Можно ли отменить ошибочное слияние двух карточек?

В YORD MED карточка при слиянии не удаляется, а уходит в архив со ссылкой на основную. Поэтому ошибку можно разобрать, а не восстанавливать данные по памяти.